Access创建一个简单MIS多媒体管理系统

你家中的CD、VCD一定很多吧？是不是常遇到为找一张CD把一抽屉的碟子翻得乱七八糟的情况，你一定没少受埋怨——你不想整理它们一下？如：影片是国产的、还是国外的，是言情的、还是枪战的，这个明星主演了那些名片，这些影片又是哪个导演导的，等等如果你愿意，就让我们一起利用Microsoft Access建立一个家庭CD、VCD管理的MIS系统。

1．准备工作——确定数据库需要的表和字段

由于我们要创建的MIS系统是一个小管理系统，因此，不必要建立几个表，只需一个表就行了。该表的字段有：编号、影片名称、领衔主演、导演、发行公司、影片类型、是否获奖。其中“编号”为主关键字，该关键字唯一确定每个记录的字段或字段集。

2．创建数据库

（1）使用“数据库向导”创建数据库 ：

在启动 Microsoft Access 时，将自动显示对话框，上面有新建数据库或打开已有数据库的选项。单击“数据库向导”，然后单击“确定”按钮。在新建空数据库对话框中单击“确定”，然后指定数据库的名称和位置，单击“创建”按钮启动新建的数据库。接着新建表，然后填入相应的字段名称和数据类型，并设置字段大小、索引等项目，其它不填或取默认值。其中字段的最大设置值是255字节，数据类型有文本、备注、数值、日期/时间、货币、自动编号、 OLE对象等，你可以根据不同的要求选择。

（2）不使用向导创建数据库

在启动  Microsoft Access 时，将自动显示对话框，上面有新建数据库或打开已有数据库的选项，请单击“空数据库”，然后单击“确定”。如果已经打开了数据库或当Access 打开时显示的对话框已经关闭，请单击工具栏上的“新建数据库”按钮，然后双击“常用”选项卡上的空数据库图标。指定数据库的名称及位置，并单击“创建”按钮。

3．数据库基本操作

数据库的结构创建好了，接下来我们需要做的就是对数据库进行一系列的基本操作。增加记录：在“数据表”视图或“窗体”视图中打开相应的窗体，单击工具栏上的“新记录“按钮 ，键入所需数据，然后按  TAB 键转至下一个字段，在记录末尾，按 TAB 键转至下一个记录。

编辑记录：如果要编辑字段中的数据，单击要编辑的字段，如果要替换整个字段的值，指向字段的最左边，在鼠标变为加号时，单击该字段，键入要插入的文本。

注意：如果键入有错，可按 BACKSPACE 键；如果要取消对当前字段的更改，按ESC 键；如果要取消对整个记录的更改，在移出该字段之前再次按 ESC 键，当从一个记录移动到其它记录时， Access 将保存对该记录的修改。

复制或移动数据：在其它应用程序，如Excel、Word中，选择要复制或移动的一至多行。如果是从Word中复制数据，应确保记录在选择之前已经在表中排列好或已经使用制表符分隔开，如果粘贴数据到数据表中，应确保数据表中的列与要复制或移动的数据的顺序一致，如果粘贴数据到窗体上，而窗体上相应的控件名称与复制数据的列名相同，Access 将粘贴数据到名称相同的控件上。在Access 中，打开要向其中粘贴记录的数据表或窗体，如果要替换现有记录，选择要替换的记录，然后单击工具栏上的“粘贴追加”或“粘贴”按钮 ；如果窗体中的记录选定器不可用，要选择当前记录，可单击“编辑”菜单中的“选择记录”命令。

删除记录：单击要删除的记录，单击工具栏上的“删除记录”按钮 。

4．资料的排序、筛选与查询

如果你想使你的VCD资料库中的影片摆放整齐、并且查询方便，因此掌握资料库的排序、查询与筛选是非常重要的。

排序记录：

在“窗体”视图或“数据表”视图中，单击要用于排序记录的字段。单击鼠标右键，你就可以选择该字段的升序排序或降序排序。在数据表中，可以同时选择两个或更多相邻近字段进行分别排序。Microsoft Access 从选择的最左边的列开始排序记录。在保存窗体或数据表时， Microsoft Access 将保存该排序次序。

创建筛选：

如果可以容易地在窗体、子窗体或数据表中找到并选择想要筛选记录包含的值的实例，可使用“按选定内容筛选”。操作方法是：单击“记录”子菜单“筛选”中“按选定内容筛选”，即可。

如果要从列表中选择所需的值，而不想浏览数据表或窗体中的所有记录，或者要一次指定多个准则，可使用“按窗体筛选”。

如果焦点正位于窗体或数据表的字段中，而恰好需要在其中输入所搜索的值或要将其结果作为准则的表达式，可使用“输入筛选目标”。而如果是更复杂的筛选，则可使用“高级筛选/排序

创建查询：

利用查询可以通过不同的方法来查看、更改以及分析数据。也可以将查询作为窗体和报表的记录源，最常见的查询类型是选择查询。选择查询将安装指定的准则，从一个或多个表中获取数据，并按照所需的排列次序显示。

具体操作：单击数据库视图的“查询”，按“新建”，选择设计视图，“确定”，选择表和查询，添加表，然后按“添加”，在“选择查询”表中选择“字段”，并确定排序要求，最后保存查询，这样，一个选择查询就完成了。

你也可以在“新建”中选择简单查询向导、交叉表查询向导、查找重复项查询向导、查询不匹配查询向导来建立查询。 

5．报表制作

也许，你想把你的VCD资料库打印出来，随时查看。如果你是VCD店的老板，那么这也将是最好的宣传。Microsoft Access中的报表功能，就能办到，它可以在报表中控制每个对象的大小和显示方式，并可以按照所需的方式来显示相应的内容。

具体操作：单击“报表向导”，在“报表向导”对话框中选择可用字段，按“下一步”，然后选择字段排序，最多可用四个字段排序， “下一步”选择报表的布局，最后按“完成”。

还有其它报表的设计方法，如自动报表（纵栏表）、自动报表（表格）、图标向导、标签向导，我就不一一讲了，大家可以自己尝试尝试。

6. 与其它软件共享数据库

（1）数据库类型转换

以往，不同数据库往往无法分享彼此建立的资料。如果你以前习惯使用dBase建立数据库，却因Windows世界的到来，老板为了赶时髦，下了一道命令，以后公司不再使用dBase建立数据库，还要你将所有在dBase上所建立的数据库，全部重新输入至Access 97的数据库中，听到这个消息后，想必你一定是哭天怨地、手足无措。就算有一千个使用Access 97的理由，你还是不情愿更换数据库。其实，对于这一点Access 97早就想好了对策，Access 97提供了调用、导出等多种方法来让你做数据库的转换。你只要点击“工具”菜单数据库实用工具”子菜单中的“转换数据库”，然后选择要转换的其它类型数据库，如dBase，数据库就会成功地从dBase转换到Access 97中，非常地简单。 

（2）在Word 中调用Access 数据 

可以以 RTF 格式 (.rtf) 文件保存数据表、窗体或报表的输出。RTF 格式文件可保留字体和样式等带格式的信息，可以用  Microsoft Word 和其他 Windows 字处理程序或桌面出版程序打开。 如前例，在Microsoft Access中，打开CD、 VCD管理系统数据库的表1，点击“保存为/导出”，把表1以 RTF 格式保存，然后在Microsoft Word文件指定位置打开表1.rtf就行了。

（3）将Access 数据导出到Excel： 

如前例所示，在数据库窗口中单击要导出的表或查询的名称，表1，然后在“文件”菜单上，单击“另存为/导出”命令，在“另存为”对话框，单击“另存为一个外部文件或数据库”，然后单击“确定”按钮。在“保存类型”框中单击所需的电子数据表格式。单击“保存位置”框右侧的箭头，选定导出的目标驱动器和文件夹。在已有的电子数据表，或者在“文件名”框内输入新文件名。此时注意在保存到已有电子表时Access 将删除并替代其中的数据，因此要特别小心。f单击“导出”按钮，Access 将会创建包含表或查询数据的电子数据表文件。表或查询中的字段名被放置在电子数据表的第一行。

7. 保护数据库

（1）加密或解密数据库

对数据库进行加密将压缩数据库文件，并使其无法通过工具程序或字处理程序解密。数据库解密则为加密的反过程。

方法：启动Microsoft Access，但不打开数据库。单击“工具”菜单“安全”子菜单中的“加密/解密数据库”。指定要加密或解密的数据库，然后单击“确定”按钮。指定加密或解密之后的数据库名称、驱动器及文件夹，然后单击“确定”按钮。如果使用原有的数据库名称、驱动器和文件夹，在加密或解密成功后，Microsoft Access 会自动将原有的数据库替换为加密或解密后的版本。但如果出现错误，Microsoft Access将保留原有的数据库文件。

（2）给数据库设置密码：

方法：打开数据库，并选择“独占”复选框，单击“打开”，然后单击“工具”菜单“安全”子菜单中的“设置数据库密码”，输入密码，验证，最后单击“确认”就完成了数据库设置的密码，当打开VCD资料库的时候，要提示输入密码。